Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее — электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее — электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса.
Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись, за исключением документов, указанных в части третьей настоящей статьи.
Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:
Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее — цифровая платформа «Работа в России») в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в Российской Федерации. Доступ к цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (далее — единая система идентификации и аутентификации);
8 (812) 467-95-35 (Санкт-Петербург и ЛО)
8 (800) 302-76-91 (Регионы РФ)
информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями настоящего Кодекса, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее — информационная система работодателя).
Порядок взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и единого портала государственных и муниципальных услуг в соответствии с положениями настоящей статьи и статьи 22.3 настоящего Кодекса устанавливается Правительством Российской Федерации. Порядок взаимодействия информационной системы работодателя и единого портала государственных и муниципальных услуг в соответствии с положениями настоящей статьи, статьи 22.3 настоящего Кодекса устанавливается Правительством Российской Федерации.
Создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также получение от работодателя электронных документов и ознакомление с ними (далее — взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота) осуществляются работником или лицом, поступающим на работу, путем использования:
цифровой платформы «Работа в России», доступ к которой обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг, при условии применения работодателем цифровой платформы «Работа в России» в целях осуществления электронного документооборота;
информационной системы работодателя в случае ее применения работодателем в целях осуществления электронного документооборота.
При создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства.
Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов.
Комментарий к Ст. 22.1 ТК РФ
В статье 22.1 Трудового кодекса РФ представлено определение понятия «электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Этот термин описывает процесс, связанный с созданием, подписанием, использованием и хранением документов, связанных с рабочей деятельностью, в электронном формате. Под электронными документами понимаются документы, которые не имеют физической копии на бумажном носителе. Это правило имеет некоторые исключения, установленные в той же статье, а также в статьях 22.2 и 22.3 Трудового кодекса РФ.
Эти положения регулируют документы, для которых законодательство о труде и другие правовые акты предусматривают создание на бумажном носителе и/или ознакомление с ними в письменной форме, включая необходимость подписи работника. Тем не менее, некоторые документы, такие как трудовые книжки, данные о трудовой деятельности, записи о несчастных случаях, приказы об увольнении и другие, не подпадают под эту систему электронного документооборота, так как требуют личной подписи сотрудников.
Для проведения электронного документооборота работодатель может использовать различные информационные системы. Одна из них — это «Работа в России», цифровая платформа для управления рабочими отношениями. Кроме того, работодатель может иметь свои собственные информационные системы, позволяющие подписывать электронные документы, хранить их и подтверждать факт их получения. Правила взаимодействия между «Работой в России» и системой работодателя определяются Правительством Российской Федерации.
Правила, касающиеся структуры и формата электронных документов, определяются федеральными органами исполнительной власти, отвечающими за трудовую политику, информационные технологии и архивное дело. Расходы на создание и обслуживание информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов, несет работодатель.
Cnатья предоставляет основные принципы и условия использования электронного документооборота в контексте рабочих отношений, а также определяет пути взаимодействия и требования к электронным документам, чтобы обеспечить эффективность и соответствие нормам.